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Principales responsabilités

• Agir comme point de contact pour les client·e·s internes et externes;
• Coordonner les communications avec la direction, y compris la prise d'appels, la réponse aux courriels et l'interface avec les client·e·s;
• Gérer les calendriers, organiser et programmer les réunions et les rendez-vous pour le Président et les membres du comité de direction;
• Organiser les arrangements de voyage et la logistique (avion, hôtel, voiture, etc.) conformément à la politique PHI pour certaines personnes de la haute direction;
• Gérer l’inscription des membres à des évènements (webinaire, conférences, etc.)
• Préparer les comptes de dépenses en temps voulu et assurer le suivi des reçus manquants;
• Faire le suivi des approbations et des paiements de factures avec le service comptabilité;
• Effectuer des tâches administratives courantes : saisie de données, rédaction de rapports, classement, etc.;
• Assister le Family Office dans la comptabilité personnelle du président.
  
  Cette liste est non-exhaustive.

Compétences recherchées

• Minimum 5 ans d'expérience en tant qu'assistant de direction ou dans un rôle similaire
• Baccalauréat dans un domaine approprié
• Connaissances et expérience en Gestion de projet
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit pour les interactions avec les partenaires internationaux ;
• Bonne connaissance des suites Google et MS Office;
• Autonome, polyvalent et ayant un grand souci du détail;
• Capable de travailler sur plusieurs demandes à la fois dans un environnement changeant;
• Sens aigu des priorités, discrétion, diplomatie;
• Bon esprit d’équipe et aisance dans les relations interpersonnelles;
• Connaissance du secteur du divertissement et/ou culturel (atout).

Nos promesses de marque

Visionnaire

Le monde est en perpétuelle transformation. Sans omettre l’expérience du passé, PHI est tournée vers l’avenir et s’engage durablement à écouter la prochaine génération de praticien·ne·s de la créativité et lui offrir un espace pour s’exprimer.

Pertinence

À l’écoute des écosystèmes, PHI agit comme une antenne et contribue de manière significative aux nouveaux modes de consommation de l’art. La pertinence s’applique à la recherche et au développement de la technologie et de la forme, contribuant de manière significative aux modes contemporains de création et de consommation de l’art et des nouvelles formes de narration. Passionnée par la participation à la conscience globale, PHI s’inspire des préoccupations mondiales, des thèmes captivants et des idées qui reflètent notre condition humaine.

Inclusivité

PHI aborde son travail en tenant compte des besoins, des voix et des points de vue de tou·te·s. PHI valorise l’expérience vécue, l’héritage et la différence, en cherchant à assurer que les voix diverses ne sont pas seulement respectées, mais activement élevées et incluses dans ses discussions à travers la lentille de l’art.

Dédiée à la qualité

Le dialogue entre art et public est sacré. Les commissaires chez PHI s’engagent à offrir des expositions et des expériences immersives, tout en respectant, amplifiant et contextualisant l’art, les artistes et les idées qu’il·elle·s cultivent.

Punk à l’esprit vif

À PHI, l’art est audacieux, le geste et l’impulsion créative imprévisibles. Des rencontres inattendues donnent naissance à des nouvelles idées hybrides. La conversation est toujours rigoureuse et percutante.